Zasady ochrony prywatności w Lublin Union Arbitrage

Kto pilnuje Twoich danych?

Administratorem Twoich danych jest firma Lublin Union Arbitrage, którą w skrócie nazywamy LUA. Nasza siedziba mieści się w Lublinie przy ul. Krakowskie Przedmieście 22. Działamy od 2017 roku. Nasz zespół składa się z 7 osób. Od samego początku postawiliśmy na jedną zasadę: dyskrecja. W świecie sporów handlowych między firmami z Wschodu i Zachodu, zaufanie buduje się latami, a traci w minutę. Dlatego ochronę Twoich informacji traktujemy poważniej niż tylko wymóg prawny. To fundament naszej pracy jako arbitrów i dyplomatów.

Jakie informacje od Ciebie zbieramy?

Nie zbieramy danych dla zabawy ani po to, żeby je komuś sprzedawać. Pobieramy tylko to, co jest niezbędne do zakończenia konfliktu między Twoją firmą a partnerem biznesowym. Zazwyczaj są to imiona i nazwiska właścicieli, numery NIP, adresy e-mail oraz numery telefonów. Kiedy sprawa wchodzi na etap arbitrażu, otrzymujemy od Ciebie również skany umów, faktur i korespondencji handlowej. (Swoją drogą, większość tych dokumentów przechowujemy w szafach ogniotrwałych oraz na zabezpieczonych serwerach, do których dostęp mają tylko 3 uprawnione osoby z naszego zespołu).

Dlaczego potrzebujemy tych danych?

Główny powód jest prosty: musimy wiedzieć, z kim rozmawiamy i o co toczy się spór. Używamy Twoich danych, aby przygotować analizę prawną, skontaktować się z drugą stroną konfliktu i zaproponować ugodę. Jeśli piszesz do nas na [email protected], Twój adres służy nam do odpowiedzi. Zazwyczaj odpisujemy w ciągu 4-6 godzin w dni robocze. Nie wysyłamy spamu. Nie mamy nawet newslettera, bo uważamy, że w naszej branży liczy się konkretna rozmowa, a nie masowe wiadomości.

Jak długo trzymamy dokumenty?

Nie trzymamy danych w nieskończoność. Jeśli zapytasz nas o ofertę, ale nie zdecydujesz się na współpracę, usuwamy Twoje dane po 6 miesiącach. Jeśli jednak podpiszemy umowę i przeprowadzimy arbitraż, dokumentację musimy trzymać przez 6 lat. Wynika to z polskich przepisów podatkowych i prawnych dotyczących przedawnienia roszczeń. Po tym czasie wszystkie papierowe wersje trafiają do niszczarki o wysokiej klasie tajności, a pliki cyfrowe są trwale usuwane z dysków.

Ciasteczka i technologia

Nasza strona używa prostych plików cookies, czyli tak zwanych ciasteczek. Nie są to narzędzia do szpiegowania Twojego życia prywatnego. Służą nam one jedynie do sprawdzenia, czy strona działa szybko i czy łatwo na niej znaleźć nasz adres w Lublinie. Korzystamy z podstawowych statystyk, które mówią nam, że np. we wtorek odwiedziło nas 14 osób. Nie wiemy, kim są te osoby z imienia i nazwiska, dopóki same do nas nie zadzwonią pod numer +48 81 532 94 15. Możesz wyłączyć ciasteczka w swojej przeglądarce i strona LUA nadal będzie działać poprawnie.

Kto jeszcze widzi Twoje dane?

W bardzo rzadkich przypadkach musimy przekazać dane dalej. Dotyczy to głównie naszego biura rachunkowego, które rozlicza faktury za nasze usługi. Czasami współpracujemy z tłumaczami przysięgłymi, jeśli spór dotyczy firmy z Niemiec lub Kazachstanu i dokumenty wymagają urzędowego przekładu. Z każdym takim podwykonawcą mamy podpisaną twardą umowę o zachowaniu poufności. Nikt z nich nie ma prawa wykorzystać Twoich danych do własnych celów. Nie przesyłamy Twoich informacji do firm marketingowych ani wielkich korporacji technologicznych spoza Europy.

Twoje prawa są dla nas ważne

Masz pełną kontrolę nad tym, co się dzieje z Twoimi informacjami. W każdej chwili możesz do nas napisać i zapytać: "Co o mnie macie?". Masz prawo do poprawienia błędów w swoich danych – na przykład jeśli zmieniłeś numer telefonu. Możesz też zażądać usunięcia danych, o ile przepisy prawa nie nakazują nam ich dalej trzymać. Na każde takie żądanie odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zazwyczaj w ciągu 3-5 dni roboczych. Wystarczy krótki e-mail lub list na adres ul. Krakowskie Przedmieście 22 w Lublinie.

Bezpieczeństwo fizyczne i cyfrowe

Dbanie o dane to nie tylko programy antywirusowe. To także rygor w biurze. W Lublin Union Arbitrage stosujemy zasadę czystego biurka. Żadne akta spraw nie leżą wierzchem, gdy wychodzimy na przerwę obiadową (zazwyczaj między 13:00 a 14:00). Nasze komputery są szyfrowane, a hasła zmieniamy regularnie. Wiemy, że prowadzimy sprawy, w których stawką są duże pieniądze i reputacja Twojej firmy, więc nie oszczędzamy na zabezpieczeniach. Jesteśmy małym zespołem, co paradoksalnie zwiększa bezpieczeństwo – każdy u nas wie, kto odpowiada za dany segregator.

Zmiany w polityce

Świat się zmienia, przepisy też. Jeśli postanowimy coś zmienić w tym dokumencie, po prostu zaktualizujemy tę stronę. Nie będziemy Cię nękać powiadomieniami o każdej przecinku, który zmienimy. Jednak najważniejsza rzecz pozostanie bez zmian: Twoje tajemnice handlowe są u nas bezpieczne. Budujemy LUA jako instytucję zaufania publicznego i żadna zmiana techniczna tego nie naruszy.

Kontakt w sprawach prywatności

Jeśli coś jest niejasne, po prostu zapytaj. Nie musisz wynajmować prawnika, żeby zrozumieć nasze zasady. Zadzwoń do nas pod numer +48 81 532 94 15 lub przyjdź do biura w Lublinie. Chętnie wyjaśnimy, jak technicznie chronimy Twoje interesy. Za kwestie ochrony danych w naszym zespole odpowiada bezpośrednio nasz sekretariat, który pilnuje porządku w dokumentacji od 2017 roku.